Использование личного автотранспорта в служебных целях

Вопрос:

В нашем медицинском учреждении нет служебного автотранспорта. Несколько раз в месяц, чтобы отвезти белье в стирку, привезти канцтовары, бланки и другие материальные ценности и т.п., мы используем личный автотранспорт сотрудника (просим инженера привезти ТМЦ на его личном авто).

Как правильно оформить использование личного автотранспорта в служебных целях?

1. Через компенсацию нам не подходит, так как в должностной инструкции сотрудника не прописано, что у него разъездной режим работы.

2. Если через договор аренды (с экипажем или без экипажа?) как правильно его оформить? Можно ли в арендную плату включить стоимость ГСМ? Надо ли в нашем случае произвести оценку транспортного средства и поставить его на забалансовый учет, если мы используем личный транспорт 7 раз в месяц? Надо ли оформлять путевой лист, если стоимость ГСМ учтена в арендной плате?