Министерство финансов Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 17 октября 2016 года N ММВ-7-10/564@
(с изменениями на 1 сентября 2017 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФНС России от 28 июля 2020 года N ЕД-7-10/478@
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
приказом ФНС России от 1 сентября 2017 года N ММВ-7-10/707@.
____________________________________________________________________
В целях организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения
приказываю:
1. Утвердить Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц (далее - Порядок), согласно приложению к настоящему приказу.
2. Административно-контрольному управлению (И.В.Акунова) и Управлению регистрации и учета налогоплательщиков (В.Г.Колесников) обеспечить методологическое сопровождение применения Порядка.
3. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, межрегиональным инспекциям ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В.Филимошин) обеспечить учет, хранение и уничтожение документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, в условиях централизованного хранения согласно Порядку.
4. Управлениям Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации довести настоящий приказ до нижестоящих налоговых органов и обеспечить его исполнение.
5. Признать утратившим силу приказ ФНС России от 30.07.2014 N ММВ-7-14/394@ "Об утверждении Порядка организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц".
6. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить согласно компетенции на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего организацию работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего вопросы государственной регистрации и учета юридических и физических лиц, а также иностранных организаций и граждан, - в части пунктов 2, 3, 4; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 3 настоящего приказа.
Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин
УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 17 октября 2016 года N ММВ-7-10/564@
Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц
(с изменениями на 1 сентября 2017 года)
1. Основные термины и понятия
Архивная тара | Тара установленного типоразмера, предназначенная для размещения в ней объектов хранения в хранилище, зарегистрированная в ПО |
Владелец объектов хранения | НО, МИ ФНС России по КН, осуществляющие передачу объектов хранения на централизованное хранение |
Дело (том дела) | Совокупность документов в отношении одного юридического лица (организации), индивидуального предпринимателя (физического лица) |
Документы по регистрации | Документы юридического лица, индивидуального предпринимателя на бумажных носителях (представленные при государственной регистрации, образованные налоговым органом при осуществлении государственной регистрации, послужившие основанием для внесения записи в ЕГРЮЛ, ЕГРИП, иные документы, связанные с регистрацией) |
Документы по учету | Документы по учету организаций, физических лиц в налоговых органах на бумажных носителях (представленные в целях учета, образованные налоговым органом при осуществлении учета, послужившие основанием для внесения записи в ЕГРН, иные документы, связанные с учетом) |
МИ ФНС России по КН | Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам |
НО | Инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, осуществляющая функции по государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей и по учету организаций и физических лиц; управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации, осуществляющее функцию по государственной регистрации юридических лиц по специальному порядку |
Объект хранения | Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку; дело (том дела), подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение |
План-график | График передачи объектов хранения от НО, МИ ФНС России по КН в Филиал ФКУ на централизованное хранение |
ПО | Специализированное программное обеспечение АИС "Налог-3", АИС3 "Налог-ЦОД" |
Порядок централизованной обработки | Порядок взаимодействия территориальных органов ФНС России и ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России при реализации с использованием АИС "Налог-3" функций централизованной обработки документов, представляемых в территориальные органы ФНС России при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденный приказом ФНС России от 24.06.2016 N ММВ-7-14/374@ |
Сопроводительные документы | Документы, используемые при приеме-передаче объектов хранения |
Стороны | УФНС, НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ |
СЭД | Система электронного документооборота ФНС России |
Уникальный номер | Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения |
Уполномоченный сотрудник | Сотрудник НО, МИ ФНС России по КН, Филиала ФКУ, уполномоченный на подписание Сопроводительных документов, ответственный за доставку, прием-передачу объектов хранения на централизованное хранение |
УФНС | Управление Федеральной налоговой службы по субъекту Российской Федерации |
Филиал ФКУ | Филиал Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы в субъекте Российской Федерации |
Хранилище документов | Специально оборудованное помещение для хранения документов |
ЦА ФКУ | Центральный аппарат Федерального казенного учреждения "Налог-Сервис" Федеральной налоговой службы |
Централизованная обработка | Обработка Документов по регистрации, осуществляемая с использованием ПО в условиях взаимодействия НО и Филиалов ФКУ |
Централизованное хранение | Хранение объектов хранения в специально организованных хранилищах |
ЭК НО | Экспертная комиссия Владельца объектов хранения |
2. Общие положения
2.1. Настоящий Порядок определяет принципы и процедуры централизованного хранения Документов по регистрации, Документов по учету и регламент взаимодействия Сторон при передаче, учете, хранении, проверке наличия и уничтожении объектов хранения.
2.2. Перечень УФНС, МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения объектов хранения, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение объектов хранения НО, МИ ФНС России по КН и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.
2.3. Координацию и контроль работ, проводимых НО, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ЦА ФКУ.
2.4. Централизованному хранению подлежат:
2.4.1. Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку, и Документы по регистрации, не прошедшие централизованную обработку.
2.4.2. Документы по учету, документы, представленные в целях ведения Реестра дисквалифицированных лиц.
2.5. Срок хранения документов определяется в соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (с изменениями и дополнениями).
2.6. Все объекты хранения передаются на централизованное хранение с Сопроводительными документами, которые формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел.
2.7. Информационное взаимодействие Сторон осуществляется средствами СЭД.
2.8. Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, прошедших централизованную обработку и находящихся в Филиале ФКУ, осуществляется силами ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (согласно утвержденному Плану-графику). Транспортировка к месту централизованного хранения объектов хранения, находящихся в НО, МИ ФНС России по КН, осуществляется НО, МИ ФНС России по КН (согласно утвержденному Плану-графику).
По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается НО, МИ ФНС России по КН и Филиалом ФКУ (согласно утвержденному Плану-графику).
2.9. Обязанность по хранению объектов хранения, не включенных в План-график, возлагается на соответствующие НО, МИ ФНС России по КН.
3. Подготовительные и организационные мероприятия
3.1. НО, МИ ФНС России по КН и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии.
НО, подведомственные УФНС, направляют списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в УФНС.
МИ ФНС России по КН направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц в Филиал ФКУ.
Филиал ФКУ направляет списки назначенных координаторов взаимодействия и ответственных лиц соответственно в УФНС и МИ ФНС России по КН.
УФНС направляет в НО и Филиал ФКУ обобщенный список координаторов взаимодействия и ответственных лиц, назначенных в НО и Филиале ФКУ.
Обмен информацией о назначенных лицах осуществляется по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящему Порядку, не позднее 1 (одного) рабочего дня до начала взаимодействия или изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и ответственных лицах.
3.2. ЦА ФКУ назначает ответственного, осуществляющего контроль исполнения Филиалами ФКУ положений настоящего Порядка.
4. Разработка Плана-графика передачи объектов хранения на централизованное хранение
4.1. НО ежегодно не позднее 1 ноября текущего календарного года направляет в УФНС сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение по форме, приведенной в приложении N 2 к настоящему Порядку.
4.2. УФНС не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ, выполняющий функцию централизованного хранения, сводные данные о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения.
4.3. МИ ФНС России по КН ежегодно не позднее 15 ноября текущего календарного года направляет в Филиал ФКУ сведения о планируемых на следующий календарный год объемах и сроках передачи архивных тар с объектами хранения на централизованное хранение.
4.4. Филиал ФКУ на основании сведений, указанных в пунктах 4.2 и 4.3 настоящего Порядка, разрабатывает для каждого УФНС, МИ ФНС России по КН План-график передачи объектов хранения на централизованное хранение на следующий календарный год (приложение N 3 к настоящему Порядку). Если в процессе разработки Плана-графика запрашиваемая потребность в централизованном хранении превышает технические возможности Филиала ФКУ, объем объектов хранения, соответствующий техническим возможностям Филиала ФКУ, распределяется пропорционально между УФНС, МИ ФНС России по КН, в интересах которых осуществляется централизованное хранение в данном Филиале ФКУ, если не достигнуты иные договоренности. Не позднее 30 ноября текущего года Филиал ФКУ направляет План-график на согласование соответственно в УФНС, МИ ФНС России по КН.
4.5. УФНС, МИ ФНС России по КН в срок не более 5 рабочих дней с даты получения Плана-графика от Филиала ФКУ, направляет в Филиал ФКУ согласованный План-график либо предложения по его корректировке.
4.6. Филиал ФКУ в срок не более 3 рабочих дней с даты получения предложений по корректировке Плана-графика вносит корректировки либо формирует протокол разногласий, который направляет в ЦА ФКУ для принятия решения.
4.7. ЦА ФКУ, получив протокол разногласий от Филиала ФКУ, в срок не более 2 рабочих дней принимает решения по возникающим разногласиям. В случае неурегулированных разногласий при утверждении Плана-графика ЦА ФКУ направляет запрос для принятия решения в ФНС России.
4.8. ЦА ФКУ, получив ответ ФНС России, в срок не более 2 рабочих дней корректирует План-график либо оставляет его без изменений и направляет его в Филиал ФКУ.
4.9. Филиал ФКУ совместно с УФНС, МИ ФНС России по КН не позднее 15 декабря текущего года обеспечивает подписание Плана-графика и доводит утвержденный План-график до НО, МИ ФНС России по КН.
4.10. Филиал ФКУ в срок не более 1 рабочего дня с момента утверждения Плана-графика направляет его в ЦА ФКУ.
4.11. ЦА ФКУ не позднее 20 декабря текущего года направляет в ФНС России сводный План-график на предстоящий календарный год.
4.12. При необходимости внесения изменений в утвержденный План-график, инициатор изменений УФНС, МИ ФНС России по КН или Филиал ФКУ направляет запрос на согласование изменений Плана-графика координатору взаимодействия противоположной стороны.
4.13. Координатор взаимодействия в срок не более 2 рабочих дней с даты получения запроса направляет координатору взаимодействия противоположной стороны согласованные изменения в План-график либо сформированный протокол разногласий.
4.14. Все решения об изменении Плана-графика в течение 1 рабочего дня с даты утверждения доводятся до Сторон.
5. Подготовка объектов хранения для передачи на централизованное хранение
5.1. Передаче на централизованное хранение подлежат объекты хранения, указанные в пункте 2.4 настоящего Порядка.
